Privacy
PROTOCOL ALGEMENE ASPECTEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS SOLLICITANTEN
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van de privacy van onze sollicitanten. In dit Protocol wordt u geïnformeerd over de wijze waarop wij, Building Materials Distribution The Netherlands B.V. (hierna genoemd: “BMD NL”), omgaan met uw persoonsgegevens.
Het Protocol maakt onderdeel uit van het bij BMD NL geldende personeelshandboek.
Indien u vragen heeft over dit Protocol of over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u ons bereiken op de volgende manieren:
per e-mail:
HR@bmdnl.nl
per post:
Building Materials Distribution The Netherlands B.V.
t.a.v. HR/privacy officer
Atlasstraat 1
5047 RG Tilburg
telefonisch:
(+31)(0)13 458 00 00
***
Reikwijdte
1.1. Het Protocol is van toepassing op alle sollicitanten die solliciteren bij BMD NL of één van haar werkmaatschappijen (De Jager Tolhoek, Galvano Groothandel B.V., Raab Karcher, Tegelgroep Nederland B.V. en Van Keulen Hout & Bouwmaterialen).
1.2. Het Protocol treedt in werking per 25 mei 2018. Alle regelingen die binnen BMD NL worden gehanteerd en die betrekking hebben op de in dit Protocol beschreven onderwerpen, vervallen met ingang van zelfde datum als inwerkingtreding.
Wijziging
1.3. BMD NL kan (onderdelen van) dit Protocol met instemming van de Ondernemingsraad wijzigen. Deze wijzingen worden schriftelijk vastgesteld en bekend gemaakt.
2. Uitgangspunten bij het verwerken van persoonsgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke
2.1. BMD NL is verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens op basis van het Protocol. De contactgegevens van BMD NL zijn opgenomen in dit Protocol.
Persoonsgegevens
2.2. BMD NL verwerkt onder meer de volgende persoonsgegevens:
- naam;
- adres;
- postcode;
- woonplaats;
- geslacht;
- nationaliteit;
- telefoonnummer;
- geboortedatum;
- geboorteplaats
- e-mailadres;
- burgerlijke staat;
- opleidingsgegevens;
- gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige en/of de huidige dienstbetrekking(en), alsmede betreffende de beëindiging ervan;
- informatie met betrekking tot afgenomen assessments;
- foto;
- salarisgegevens.
Doeleinden
2.3. BMD NL verwerkt gegevens van sollicitanten in het kader van haar werving en selectiebeleid.[1]
Hier toe behoren:
- de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen zowel binnen de business unit waar gesolliciteerd is als een andere business unit;
- de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2.4. BMD NL zorgt dat de verwerking van persoonsgegevens op een transparante en behoorlijke wijze plaatsvindt en niet onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
2.5. Indien BMD NL voornemens is de persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, verstrekt Saint-Gobain aan haar sollicitanten voor die verdere verwerking informatie over dat andere doel alsmede informatie om een behoorlijke en transparante verwerking te waarborgen.
Beveiliging van de persoonsgegevens
2.6. BMD NL zal alle redelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens van haar sollicitanten te beveiligen en deze te beschermen tegen verlies, oneigenlijk gebruik en/of aanpassing.
Toegang tot de persoonsgegevens
2.7. Binnen BMD NL heeft een beperkt aantal personen toegang tot de persoonsgegevens. De toegang tot de gegevens is beperkt tot die gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van de taak van deze personen, zoals:
- De HR afdeling;
- De leidinggevende;
- Andere gesprekspartners in de sollicitatieprocedure.
2.8. BMD NL verstrekt de persoonsgegevens van sollicitanten niet aan derden. Indien er een verwerker wordt ingeschakeld, gebeurt dit in overeenstemming met de privacywetgeving. In dat geval zal Saint-Goban hiervoor nadere voorschriften opstellen.
3. Rechten sollicitanten
Inzage
3.1. Iedere sollicitant heeft recht op inzage in en gegevensoverdraagbaarheid van de persoonsgegevens die BMD NL over hem of haar verwerkt, een en ander binnen de grenzen van de privacywet- en regelgeving.
Correctie, verwijdering, beperking
3.2. Iedere sollicitant heeft recht op correctie en/of verwijdering van over hem verwerkte persoonsgegevens indien ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet (meer) ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of anderszins in strijd met de privacywet- en regelgeving zijn verwerkt.
3.3. Iedere sollicitant kan BMD NL verzoeken om de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te beperken indien wordt voldaan aan de daarvoor in de privacywet- en regelgeving opgenomen eisen. De persoonsgegevens worden in ieder geval uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van betrokkene gedurende een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard.
Recht op bezwaar
3.4. Als in het kader van het Protocol persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kan iedere sollicitant tegen die verwerking bezwaar maken als hij of zij daarvoor met zijn specifieke situatie verband houdende redenen heeft. BMD NL kan de verwerking ondanks dit bezwaar voortzetten indien zij daarvoor dwingende gerechtvaardigde gronden heeft die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van sollicitanten of als die verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
Klachtrecht
3.5. Sollicitanten kunnen een klacht over de verwerking van hun persoonsgegevens op grond van het Protocol indienen. Als een sollicitant niet tevreden is over de afhandeling van zijn of haar klacht, kan hij of zij contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en desgewenst een klacht indienen bij deze instantie.
Verzoek en/of klacht sollicitant op grond van artikel 3.1 tot en met 3.5
3.6. Een verzoek en/of klacht op grond van artikel 3.1 tot en met 3.5 moet schriftelijk worden ingediend bij de HR Afdeling/ privacy officer via het adres Atlasstraat 1, 5047 RG te Tilburg of via de e-mail HR@bmdnl.nl. BMD NL zal binnen vier weken na ontvangst van het verzoek daarop reageren.
4. Bewaartermijnen
4.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij in het kader van het Protocol zijn verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens kunnen eerder worden verwijderd indien BMD NL een verzoek tot verwijdering door een sollicitant inwilligt. Persoonsgegevens kunnen evenwel langer worden bewaard dan voor het doel waarvoor zij zijn verzameld noodzakelijk is, indien noodzakelijk voor bewijsdoeleinden of als sprake is van een wettelijke uitzondering, BMD NL deze gegevens langer nodig heeft voor haar dienstverlening of als sprake is van een geschil.
Dit Protocol is voor het laatste bijgewerkt op: 23 juli 2018
[1] Indien door een sollicitant de noodzakelijke informatie voor de in artikel 2.3. genoemde activiteiten niet wordt verstrekt, is het voor BMD NL niet mogelijk om uitvoering te geven aan de sollicitatieprocedure.